Témoignage

« Vous ne pouvez même pas imaginer les gains de temps et d'espace que nous avons fait avec Quaero. Avant, nous avions une personne qui s'occupait de tout classer dans des dossiers et cela prenait beaucoup de place. Maintenant tout est en ligne. Nous n'avons jamais regretté d'avoir adopté ce système et nos collaborateurs ne s'en passeraient plus! »

- Yves Allard, directeur informatique chez Location d'outils Simplex

Étude de cas

Dans une entreprise de location d'outils, les contrats de location étaient très demandants en temps humain à classer. Ces contrats étaient produits par un logiciel personnalisé sur des imprimantes matricielles en trois copies. Nous avons étudié ces contrats et réalisé que deux copies seraient suffisantes une à remettre au client et l'autre pour être numérisée avec la signature du client et autres annotations faites par les employés.

Nous avons donc redessiné le formulaire afin de l'imprimer sur des imprimantes laser en deux copies 8 1/2" x 7" sur une même page de format légal, en prenant soin d'y mettre un code à barres. La copie du haut est remise aux clients et celle du bas est conservée et numérisée plus tard. Au moment d'imprimer la copie papier une copie électronique est envoyée au système Quaero qui le classe automatiquement avec les métadonnées.

À chaque jour les documents signés sont numérisés et à l'aide du code à barres Quaero les relie aux documents originaux. Le système Quaero produit ensuite un rapport d'exception afin que les documents manquants soient retrouvés.