Témoignage

« Dans notre entreprise, les archives sont notre outil de travail. Quaero nous donne plus d'efficacité à l'interne, car l'ensemble du processus de facturation est en ligne. Nous avons ainsi économisé du papier, du temps et de l'argent. »

- Anne-Marie Clouthier, vice-présidente des finances chez La Maison Ami-Co

Étude de cas

Dans une entreprise de distribution de produits pour salon de coiffure et d'esthétique, un document problématique était la commande du client. Cette dernière arrive de plusieurs façons à l'entreprise soit par télécopieur, courriel ou téléphone. Même si le client place la commande par téléphone, elle n'est pas saisie directement dans le système informatique de l'entreprise, par souci de sauver du temps aux clients. Les clients ont aussi accès à des grilles de couleurs pour les commandes de teintures. Les commandes sont donc dans une multitude de formats et parfois d'une lisibilité très réduite. Il est donc difficile de robotiser le classement.

Pour remédier à cette difficulté, nous avons mis en place à l'aide du programmeur de l'entreprise un programme qui imprime un code à barres sur une petite étiquette autocollante au moment de la saisie de la commande. Le programme envoie aussi les métadonnées directement au système Quaero. L'étiquette est apposée à la commande qui sera numérisée presque immédiatement et jumelée avec les métadonnées déjà reçues.

Un rapport d'exception est émis à chaque jour pour savoir quels sont les documents manquants.

Cette façon de procéder permet de classer les documents beaucoup plus rapidement et de pouvoir y accéder très facilement. Cela est important, car s'il faut accéder à l'original de la commande se sera aux plus quelques jours après sa création.